本文从签署主体、签署的时间节点以及如何签署三个角度阐述签署劳动合同的要点。
用人单位作为签署劳动合同的主体,应当与劳动者签署劳动合同;否则根据《劳动合同法》第八十二条的规定,用人单位存在向劳动者支付超过一个月不满一年的二倍工资的风险。
用人单位根据行业性质的不同,实际签署劳动合同的主体也有差别。以连锁加盟行业为例,如果是直营店的劳动者,劳动者既可以与品牌公司签署劳动合同,也可以与门店公司签署劳动合同。此处需注意,如果门店公司以分公司形式设立的,分公司应当依法登记,取得营业执照。与分公司签署劳动合同,最终的责任承担主体仍是总公司,分公司不独立对外承担责任。
如果是门店属于加盟店,应当由劳动者实际工作的门店运营主体(有限责任公司或个体工商户等)与劳动者签署劳动合同。
若劳动者属于品牌公司的管理层员工,由品牌方派驻去加盟门店指导工作,签署劳动合同的双方则是该名劳动者与品牌公司,其为加盟店提供指导属于其工作职责的一部分。
签订劳动合同有两个重要的时间节点,第一个是入职时,第二个是劳动合同到期后决定继续雇佣劳动者,续订劳动合同时。
第一,员工入职时,用人单位与劳动者应当在用工之日起一个月内签订劳动合同,实际操作中可以在办理入职手续时一并与劳动者签署劳动合同。如果有特殊情况,无法线下办理入职手续,也应当在用工之日起的一个月内通过电话、微信、邮件的方式向劳动者告知且发送劳动合同,并要求员工及时签署递交用人单位。否则双方未订立书面劳动合同的时间满一年,视为用人单位与劳动者已订立无固定期限劳动合同。签订无固定期限劳动合同不能依据合同期满而终止,只能以法律规定的其他情形解除或终止劳动合同,一定程度上不利于企业人员流动,降低企业活力。
②、用人单位初次实行劳动合同制度或者国有企业改制重新订立劳动合同时,劳动者在该用人单位连续工作满十年且距法定退休年龄不足十年的;
③、连续订立二次固定期限劳动合同,且劳动者没有劳动合同法第三十九条(劳动者过错)和第四十条第一项、第二项(患病无法提供劳动或两次不能胜任工作)规定的情形,续订劳动合同的。
结合以上分析,用人单位在法定时间节点内,及时签订劳动合同或者说及时履行要求劳动者签署劳动合同的义务,对于企业合规用工十分必要。在某劳动争议案件中,公司在劳动者入职当月即发送劳动合同要求劳动者签订,但劳动者未签字确认,法院认定并非公司原因导致双方未签订劳动合同。该案中,法院认为用人单位在劳动者入职当月就积极履行了要求劳动者签署劳动合同的义务,无需承担未签订劳动合同的责任。因此,如果用人单位积极了履行义务,因劳动者原因导致劳动合同未签署,用人单位则不承担未签订劳动合同的责任。
根据《劳动合同法》第十七条规定,劳动合同必须包含以下条款:(一)用人单位的名称、住所和法定代表人或者主要负责人;(二)劳动者的姓名、住址和居民身份证或者其他有效身份证件号码;(三)劳动合同期限;(四)工作内容和工作地点;(五)工作时间和休息休假;(六)劳动报酬;(七)社会保险;(八)劳动保护、劳动条件和职业危害防护;(九)法律、法规规定应当纳入劳动合同的其他事项。至于试用期条款、培训条款、保守秘密条款、其他福利待遇条款等事项用人单位与劳动者可以另行约定。
在法律规定的时限内,可以选择线上或线下的劳动合同签署方式。线下签署劳动合同,对于劳动合同的条款协商沟通更为便捷;若存在特殊情况(如疫情管控)无法做到线下签署,需要线上办理入职、签署劳动合同的,用人单位也要及时向劳动者可接收邮箱、微信等发送劳动合同的电子版、或者是线下邮寄纸质版劳动合同,要求劳动者签字后及时递交给公司,并保留好以上的邮件记录、聊天记录或者快递面单等材料。在互联网、人工智能技术发达的今天,若公司仍主张在员工入职一个月内持续存在客观情况无法与员工签署劳动合同,将难以获得裁判机关的支持。
综上,劳动关系中用人单位做好劳动合同的签署工作、做好监督管理,做到规范管理、合法操作,以免产生不必要的损失。